VIRIDIS Geboorten
Een voorbeeld van een op maat gemaakte Viridis applicatie is: “Geboorten”, speciaal ontwikkeld voor de Gemeente Gent (B) om geboortebewijzen te archiveren.
 |
|
Gemeente Gent vertelt…………
Van microfilm naar ingescande akten
Jaren geleden werden in Gent de geboorteakten vanaf 1926 tot 1994 op microfilm gezet en via een afdruk op kodak filmpapier aan de burgers afgeleverd. Het voordeel was dat wij de zware geboorteregisters uit die jaren niet meer uit de rekken moesten halen maar met het inbrengen van het juiste filmrolletje en een zoekactie de akte zonder heen en weer geloop konden afleveren aan het loket. Het grote nadeel was dat na verloop van tijd, na het aanbrengen van een randmelding in de rand van een geboorteakte, op de microfilm die akte geschrapt moest worden. Dit was een minutieus werk waarbij d.m.v. een vergrootglas en een scherp instrument die bepaalde akte moest worden doorstreept. Door het schrappen van die akte sprongen wel eens schilfertjes op de boven- of onderstaande akte waardoor er vlekken ontstonden bij het afprinten, waardoor ook die akten niet meer bruikbaar waren.
De zoektocht naar een ander en beter systeem was begonnen.
Uiteindelijk werd gekozen om onze akten in te scannen. Ons eerste systeem bestond uit 2 Cd’s die steeds in de pc moesten geplaatst en uitgenomen worden. Door het stijgend aantal ingescande akten moesten wij naar een ander werkbaarder systeem overschakelen. Het werd een heuse jukebox. Met 20 Cd’s konden onze ondertussen 300.000 ingescande akten worden opgevraagd en afgeleverd aan het loket inde centrale dienst. Maar het bleef een stand alone systeem en dus waren onze akten maar op één locatie afleverbaar aan burgers terwijl wij nog 10 dienstencentra hadden waar we diezelfde service wilden geven.
Uiteindelijk evolueerde ons systeem naar VIRIDIS III waardoor het nu mogelijk is om niet alleen in het centrale bureau burgerlijke stand maar ook in onze 10 dienstencentra snel en kwaliteitsvolle geboorteakten met randmeldingen af te leveren aan het loket. Eenmaal de oorspronkelijke akte ingescand en gekoppeld aan de ingebrachte data van die akte nl. naam, voornamen, geboortedatum en aktenummer, moeten wij er nog slechts voor zorgen dat wij eventueel nieuw aangebracht randmeldingen in het register, ook inscannen aan die akte.
Gedaan met sleuren met zware geboorteregisters en het opsturen van gekopieerde akten naar onze dienstencentra, een druk op de knop in het centrale bureau of in één van onze 10 dienstencentra en klaar is Kees!